60–80 % weniger Routinearbeit
Mitarbeitende werden von wiederkehrenden Aufgaben entlastet und können sich auf wertstiftende Tätigkeiten konzentrieren.
Leistung
KI-Prozessautomatisierung für den Mittelstand
Wir automatisieren Geschäftsprozesse mit KI – von der ersten Daten-Anbindung bis zum stabilen Betrieb. Integriert in Ihre vorhandenen Systeme wie ERP, CRM und DMS.
Was ist KI-Prozessautomatisierung im Mittelstand?
KI-Prozessautomatisierung kombiniert Large Language Models, klassische Regeln und Workflow-Engines, um Geschäftsprozesse so zu automatisieren, dass sie ohne manuelle Zwischenschritte ablaufen – z. B. Angebote, Rechnungseingang, Service-Tickets oder Bestellfreigaben. Im Mittelstand bedeutet das: weniger Routinearbeit, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler – bei voller DSGVO-Konformität und ohne Vendor-Lock-in.
Wie wir vorgehen
Wie läuft KI-Prozessautomatisierung ab?
KI-Prozessautomatisierung startet mit dem Prozess, nicht mit der Technologie. Gemeinsam mit dem Fachbereich zerlegen wir den Ablauf in Schritte und entscheiden je Schritt, ob KI, Regel oder Mensch der richtige Akteur ist. Erst danach wählen wir Modelle und Schnittstellen aus. Der erste Pilot geht in 4–8 Wochen produktiv.
KI-Prozessautomatisierung startet beim konkreten Prozess, nicht bei der Technologie. Gemeinsam mit Ihrem Fachbereich zerlegen wir den Prozess in Schritte und entscheiden je Schritt, ob KI, Regel oder Mensch der richtige Akteur ist.
Erst danach wählen wir Modelle, Schnittstellen und Tools aus. Das Ergebnis ist eine schlanke, wartbare Automatisierung – kein KI-Monolith. Für die passende technische Basis prüfen wir auch, ob eine KI-Plattform für den Mittelstand sinnvoll ist. Wer zuerst die strategische Richtung klären will, startet mit unserer unabhängigen KI-Beratung für den Mittelstand.
- Anbindung an ERP, CRM, DMS, E-Mail-System, Ticketsystem
- Datenextraktion aus PDFs, E-Mails, Office-Dokumenten
- Klassifikation, Zusammenfassung, Vorschlags-Generierung
- Human-in-the-loop für kritische Entscheidungen
- Monitoring, Logging und Audit-Trail
- Versionierung von Prompts und Regeln
Konkrete Prozessfälle
Welche Prozesse eignen sich am besten?
Am besten eignen sich Prozesse mit hohem Volumen, klaren Regeln und strukturierten Daten. Sieben Abläufe bieten im Mittelstand typischerweise das größte Automatisierungspotenzial: Rechnungseingang, Angebotserstellung, Kundenservice, Vertrieb, Recruiting, Einkauf und Management-Reporting. Faustregel: Je strukturierter die Daten und je häufiger der Ablauf, desto kürzer ist die Amortisationszeit.
Am schnellsten rechnen sich Abläufe mit hohem Volumen, klaren Regeln und strukturierten Daten. Nicht jeder Prozess eignet sich also gleich gut.
Die folgende Übersicht zeigt sieben Prozesse, die sich im Mittelstand erfahrungsgemäß besonders gut automatisieren lassen – jeweils mit dem typischen Aufwand heute, dem KI-Hebel und dem erwartbaren Nutzen. Weitere durchgerechnete Fälle finden Sie in unseren KI-Automatisierungsbeispielen.
| Prozess | Typischer Aufwand heute | KI-Hebel | Erwartbarer Nutzen |
|---|---|---|---|
| Rechnungseingang | manuelle Prüfung, Kontierung, Freigabe | Belegerkennung, Abgleich, DATEV-/ERP-Vorbereitung | weniger Fehler, schnellere Buchhaltung |
| Angebotserstellung | Kalkulation, Textbausteine, CRM-Daten | automatische Angebotsentwürfe | schnellere Reaktion, höhere Abschlussquote |
| Kundenservice | E-Mail- und Ticketflut | Klassifikation, Antwortvorschläge, Routing | kürzere Antwortzeiten |
| Vertrieb | Recherche, CRM-Pflege, Follow-up | Lead-Anreicherung, Gesprächsvorbereitung | mehr produktive Vertriebszeit |
| Recruiting | CV-Sichtung, Vorauswahl | Matching, Zusammenfassung, Interviewfragen | schnelleres Screening |
| Einkauf | Lieferantenanfragen, Bestellungen | Bedarfserkennung, Preisvergleich, Bestellvorschläge | bessere Einkaufskontrolle |
| Management-Reporting | manuelle Reports | Datenzusammenfassung, automatische Updates | bessere Entscheidungsgrundlagen |
Vorgehen
So gehen wir vor
- Prozess-Workshop1–2 Tage: Prozess aufnehmen, Engpässe identifizieren, Zielbild definieren.
- LösungsdesignArchitektur, Datenflüsse, Schnittstellen, Compliance-Bewertung.
- Pilot (4–8 Wochen)Wir bauen den Prozess auf einem überschaubaren Datenstrom produktiv.
- SkalierungAusweitung auf weitere Standorte, Mandanten oder Prozessvarianten.
- BetriebMonitoring, Modell-Updates, Weiterentwicklung – mit SLA.
Nutzen
Was Sie konkret davon haben
Schnellere Durchlaufzeiten
Angebote, Anfragen und Freigaben werden in Stunden statt Tagen bearbeitet.
Bessere Datenqualität
Automatisierte Extraktion und Validierung reduziert Fehler bei der Übernahme in ERP- und CRM-Systeme.
Mitarbeiterbindung
Sie nehmen Ihrem Team genau die Aufgaben ab, die niemand gern macht – ein echter Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte.
Investition
Investition
| Phase | Dauer | Investition |
|---|---|---|
| Prozess-Workshop & Lösungsdesign | 1–2 Wochen | ab 4.900 € |
| Pilot-Umsetzung (Festpreis) | 4–8 Wochen | ab 9.900 € |
| Betrieb & Weiterentwicklung | monatlich | ab 400 €/Monat |
Hosting- und Lizenzkosten (z. B. Modell-API) werden gesondert und transparent ausgewiesen.
Weiterführend
Passende Themen
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen
KI-Prozessautomatisierung verbindet Sprachmodelle (KI), klassische Regeln und Workflow-Engines, um ganze Geschäftsprozesse ohne manuelle Zwischenschritte ablaufen zu lassen. Anders als reine Automatisierung kann sie unstrukturierte Daten wie E-Mails, PDFs oder Freitext verstehen, klassifizieren und daraus Vorschläge oder Entscheidungen ableiten – etwa beim Rechnungseingang, in der Angebotserstellung oder im Kundenservice.
Besonders gut eignen sich Prozesse mit hohem Volumen, klaren Regeln und wiederkehrenden Mustern: Rechnungseingang, Angebotserstellung, Kundenservice, Vertrieb, Recruiting, Einkauf und Management-Reporting. Faustregel: Je strukturierter die Daten und je häufiger der Ablauf, desto schneller rechnet sich die Automatisierung.
Prozess-Workshop und Lösungsdesign starten ab etwa 4.900 €. Eine erste produktive Automatisierung als Festpreis-Pilot beginnt ab rund 9.900 €. Für Betrieb und Weiterentwicklung kommen ab etwa 400 € pro Monat hinzu, dazu nutzungsabhängige Hosting- und Modellkosten. Den konkreten Aufwand kalkulieren wir vorab transparent je Use Case.
Ein Pilot dauert typischerweise 4 bis 8 Wochen – vom Lösungsdesign bis zur produktiven Automatisierung eines abgegrenzten Prozesses. Davor liegt ein Prozess-Workshop von 1 bis 2 Tagen. So sehen Sie innerhalb weniger Wochen einen belastbaren ROI, bevor breiter skaliert wird.
Ja. Wir setzen auf EU-konformes Hosting, schließen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) ab und richten Rollen- und Zugriffsrechte sowie eine vollständige Protokollierung ein. Kritische Entscheidungen bleiben per Human-in-the-loop beim Menschen. Die Dokumentation unterstützt zugleich die Pflichten nach EU AI Act.
Wir haben Erfahrung mit gängigen ERP-Systemen (SAP, Microsoft Dynamics, abas, proAlpha, Sage), CRM-Systemen (HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365), DMS-Lösungen (DocuWare, ELO, M-Files) sowie E-Mail- und Ticketsystemen. Wo Standardschnittstellen fehlen, bauen wir sie.
RPA (Robotic Process Automation) klickt vordefinierte, starre Abläufe in Oberflächen nach und scheitert, sobald sich etwas ändert oder Daten unstrukturiert sind. Power Automate ist Microsofts Workflow-Tool für regelbasierte Automatisierungen innerhalb des Microsoft-365-Ökosystems. KI-Prozessautomatisierung geht darüber hinaus: Sie versteht unstrukturierte Inhalte (E-Mails, PDFs, Freitext), trifft kontextabhängige Einschätzungen und kann RPA oder Power Automate als Bausteine einbinden – statt sie zu ersetzen.
Für klar strukturierte Prozesse (Rechnungseingang, einfache Bestellungen) erreichen wir typischerweise 70–90 %. Bei komplexeren Prozessen mit Ermessensentscheidungen liegt die Quote eher bei 40–60 % – mit deutlicher Beschleunigung der manuellen Schritte.
Kritische Entscheidungen behalten wir bewusst beim Menschen (Human-in-the-loop). Alle Entscheidungen werden geloggt, sodass Fehler erkannt, korrigiert und für das nächste Modell-Update genutzt werden können.
Nein. Wir können den vollständigen Betrieb übernehmen oder Ihr internes IT-Team befähigen – je nachdem, was zu Ihrer Strategie passt.
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