Bis zu 80 % Automatisierungsquote
Routinerechnungen mit klarer Bestellreferenz laufen automatisiert durch – Mitarbeitende konzentrieren sich auf Klärfälle.
Bereich
KI-Automatisierung im Rechnungseingang
Eingangsrechnungen sind im Mittelstand einer der zeitaufwendigsten Backoffice-Prozesse. KI-Automatisierung erkennt Inhalte, gleicht mit Bestellungen ab, prüft Pflichtfelder und bereitet Freigaben sowie Buchungsstapel vor – für deutlich kürzere Durchlaufzeiten und weniger Fehler.
Was leistet KI-Automatisierung im Rechnungseingang?
KI-Automatisierung im Rechnungseingang erkennt Rechnungsinhalte unabhängig vom Layout, prüft Pflichtfelder nach § 14 UStG, gleicht mit Bestellung und Wareneingang ab, ordnet Kostenstellen zu und bereitet Freigaben sowie die Übergabe an die Buchhaltung oder DATEV vor. Die Mitarbeitenden konzentrieren sich auf Klärfälle, statt jede Rechnung manuell zu erfassen.
Verarbeitungsschritte
Vom Posteingang bis zur Freigabe
Die Verarbeitung folgt einem klaren Ablauf, der menschliche Kontrolle an den richtigen Stellen vorsieht. Routinerechnungen laufen automatisiert durch, Ausnahmen landen direkt bei der zuständigen Person mit allen Kontextinformationen.
- Erfassung: E-Mail-Postfach, ZUGFeRD, XRechnung, PDF, Papier-Scan
- Erkennung: Layout-unabhängige Extraktion von Lieferant, Beträgen, Positionen
- Pflichtfeldprüfung: § 14 UStG, Steuersätze, Bankverbindung, Lieferdatum
- Abgleich: Bestellung, Wareneingang, Rahmenvertrag, Lieferantenstammdaten
- Kontierung: Vorschlag von Kostenstelle, Kostenträger und Konto
- Freigabe: Workflow nach Wertgrenzen und Verantwortlichkeiten
- Übergabe: Buchungsstapel an ERP oder DATEV
Integration
Anbindung an ERP, DMS und DATEV
Eingangsrechnungen sollen am Ende dort landen, wo sie hingehören: in der Buchhaltung, im ERP oder im DMS. Wir bauen die KI-Verarbeitung als zusätzlichen Schritt vor diese Systeme – ohne sie zu verändern.
- DATEV-Anschluss inklusive Buchungsstapel-Übergabe
- ERP-Integration in SAP, Microsoft Dynamics, abas, Sage und weitere
- DMS-Ablage mit indizierten Metadaten und Volltextsuche
- Workflow-Engines für Freigabe nach Wertgrenzen und Rollen
- Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung (E-Rechnungspflicht)
Dokumente & PDF
KI-gestützte PDF- und Dokumentenautomatisierung: Kosten und Ablauf
KI-gestützte PDF- und Dokumentenautomatisierung liest Inhalte aus Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen und Formularen weitgehend layout-unabhängig aus, prüft sie gegen Regeln und übergibt strukturierte Daten an ERP, DMS oder Buchhaltung. Für mittelständische Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitenden in Deutschland und der DACH-Region liegt ein klar abgegrenzter Pilot typischerweise zwischen 12.000 und 25.000 Euro einmalig, dazu 200 bis 1.500 Euro pro Monat für Betrieb, Lizenzen und Hosting (Stand August 2026, zzgl. USt.).
Der Rechnungseingang ist nur ein Anwendungsfall der breiteren PDF- und Dokumentenautomatisierung. Dieselbe Technik – weitgehend layout-unabhängige Erkennung, Prüfregeln und strukturierte Übergabe – trägt bei vielen dokumentenintensiven Prozessen. Entscheidend für Aufwand und Erkennungsqualität sind Belegvielfalt, Scan- und Datenqualität sowie die Zahl der anzubindenden Zielsysteme.
Typische Anwendungsfälle sind eingehende Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen, Verträge mit Fristen und Klauseln sowie ausgefüllte Formulare aus Kunden- oder Lieferantenkommunikation. Die KI extrahiert die relevanten Felder, plausibilisiert sie und legt sie nachvollziehbar mit Protokoll ab; revisionssichere Aufbewahrung erfordert zusätzlich passende Aufbewahrungsregeln im Zielsystem – Ausnahmen landen mit vollständigem Kontext in einer Klär-Queue.
- Rechnungen: Beträge, Steuersätze, Bestellbezug und Bankdaten strukturiert erfassen.
- Lieferscheine: Positionen mit Bestellung und Wareneingang abgleichen.
- Verträge: Partner, Laufzeiten, Fristen und Kündigungsklauseln erkennen.
- Formulare: ausgefüllte PDF- und Papierformulare in strukturierte Datensätze überführen.
Vorgehen
So gehen wir vor
- ProzessaufnahmeWelche Belegarten kommen wie ins Haus? Welche Freigaberegeln gelten?
- LösungsdesignErfassungswege, Erkennung, Abgleich, Kontierung, Freigabe und Übergabe.
- Pilot (4–8 Wochen)Produktiver Betrieb mit ausgewählten Lieferanten oder Belegarten.
- RolloutAusweitung auf alle Eingangsrechnungen, Standorte oder Mandanten.
- BetriebMonitoring der Trefferquoten, Anpassung an neue Belegformate, Modellpflege.
Nutzen
Was Sie konkret davon haben
Deutlich kürzere Durchlaufzeit
Vom Posteingang bis zur Freigabe in Stunden statt Tagen. Skontofristen werden zuverlässig eingehalten.
Weniger Fehler, bessere Compliance
Pflichtfeldprüfungen, Audit-Trail und Dokumentation sorgen für eine saubere, prüfbare Verarbeitung.
E-Rechnungspflicht abgedeckt
ZUGFeRD und XRechnung werden nativ verarbeitet – die ab 2025 schrittweise eingeführte E-Rechnungspflicht im B2B ist abgedeckt.
Weiterführend
Passend dazu
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen
PDF (auch Bild-PDF), ZUGFeRD, XRechnung, gescannte Papierrechnungen sowie strukturierte EDI-Formate. Die Erkennung ist layout-unabhängig und funktioniert auch bei wechselnden Lieferanten.
Unklare Vorgänge landen in einer Klär-Queue mit allen extrahierten Informationen und Hinweis auf das Problem. Mitarbeitende entscheiden, ohne erneut alles selbst erfassen zu müssen.
Bei strukturierten Eingangsrechnungen mit klarer Bestellreferenz erreichen wir Trefferquoten von 90 Prozent und mehr. Bei stark unstrukturierten Belegen kann die Quote niedriger liegen – das prüfen wir im Pilot.
Ja. Wir übergeben Buchungsstapel im DATEV-Format inklusive der nötigen Belege und Indexierungen. Steuerberater können die vorbereiteten Buchungen direkt übernehmen.
Die seit 2025 schrittweise eingeführte E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich wird abgedeckt: Eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien werden direkt strukturiert verarbeitet, ohne Umwandlung über OCR.
Ein produktiver Pilot ist in 4 bis 8 Wochen umsetzbar. Voraussetzung sind Zugriff auf das Rechnungspostfach, eine ERP- oder DATEV-Anbindung und klare Freigaberegeln.
Quellen
Quellen & weiterführende Informationen
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