# KI-Rechnungseingangsprüfung

> Eingangsrechnungen automatisch erfassen, prüfen und buchungsbereit übergeben – mit KI. Automatisierungsquoten von 70–90 % im Mittelstand realistisch.

Quelle: https://www.ki-automatisierung-mittelstand.de/anwendungsfaelle/ki-rechnungseingang/
Zuletzt geprüft: 2026-08-05

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Anwendungsfall

# KI-Rechnungseingangsprüfung

Eingangsrechnungen automatisch erfassen, klassifizieren und buchungsbereit an die Finanzbuchhaltung übergeben – mit Audit-Trail und klarem Eskalations-Workflow.

Von [Christoph Herting](https://www.ki-automatisierung-mittelstand.de/autoren/christoph-herting/), Geschäftsführer, KI-Beratung Deutschland · Veröffentlicht am 27. Mai 2026 · Zuletzt geprüft am 5. August 2026

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## Wie funktioniert KI-gestützte Rechnungseingangsprüfung?

Rechnungen aus PDF, E-Mail oder Postfach werden per KI extrahiert (Lieferant, Beträge, Steuersätze, Positionen), gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen, klassifiziert (Sachkonto, Kostenstelle) und buchungsbereit an Ihre Finanzbuchhaltung übergeben. Unklare Fälle landen in einer Klärungsliste mit Vorschlag – der Mensch entscheidet, das System lernt.

Was sich automatisieren lässt

## Automatisierungspotenzial im Detail

- Erkennung von Kopf- und Positionsdaten (auch bei freien Layouts)
- Abgleich mit Bestellung und Wareneingang (3-Wege-Match)
- Vorschlag von Sachkonto und Kostenstelle auf Basis Historie
- Steuer- und Plausibilitätsprüfungen
- Übergabe an DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, abas u. a.
- Klärungsliste mit Begründung je Eskalationsfall

Nutzen

## Was Sie konkret davon haben

### 70–90 % Automatisierungsquote

Standardrechnungen laufen ohne manuelle Erfassung durch.

### Skontofristen halten

Schnellere Verarbeitung schafft Spielraum, Skonti tatsächlich zu ziehen.

### Weniger Mahnungen

Saubere und nachvollziehbare Buchung reduziert Reklamationen bei Lieferanten.

### Entlastung der Buchhaltung

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konzentrieren sich auf Klärungen und Bilanzthemen statt auf Erfassung.

Investition

## Investition (Beispielprojekt)

| Phase | Dauer | Investition |
| --- | --- | --- |
| Workshop & Datenanalyse (Stichprobe) | 1–2 Wochen | ab 3.900 € |
| Pilot mit 1 Mandant / Tochter | 6–8 Wochen | ab 16.900 € |
| Betrieb | monatlich | ab 400 €/Monat |

Weiterführend

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Häufige Fragen

## Antworten auf die wichtigsten Fragen

**Wie hoch ist die typische Trefferquote bei Erkennung?**

Bei einem gepflegten Lieferantenstamm und üblichen Rechnungslayouts erreichen wir 95–98 % korrekte Feld-Erkennung. Die Automatisierungsquote der gesamten Buchung liegt je nach Komplexität bei 60–90 %.

**Funktioniert das auch mit handschriftlichen Lieferscheinen oder Sondertarifen?**

Mit Einschränkungen ja – für Handschriften und Sonderfälle setzen wir gezielt auf Human-in-the-loop, statt KI zu zwingen, riskante Vermutungen zu treffen.

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